Sử dụng Excel để quản lý chuỗi cửa hàng xe máy mặc dù nhanh, gọn, tiện hơn nhiều so với quản lý bằng sổ sách thông thường, nhưng đứng trước sự phát triển như vũ bão của thời đại công nghệ 4.0 thì việc quản lý bằng excel cũng dần trở nên lạc hậu và không còn phù hợp.
1. Dùng Excel để quản lý cửa hàng xe máy gây chậm chạp trong việc cập nhật thông tin
Một nhược điểm nổi bật hiện nay khi sử dụng excel để quản lý chuỗi cửa hàng xe máy khiến việc cập nhật thông tin trở nên chậm chễ hơn rất nhiều, khiến một người phải cập nhật từ mọi thành viên và tốc độ cập nhật cũng không hề nhanh.
Điều này cho thấy khi sử dụng excel để quản lý chuỗi cửa hàng xe máy khiến cho người quản lý rất khó có thể quản lý chuỗi cửa hàng xe máy từ xa, đội ngũ nhân sự cũng không có cách nào chủ động cập nhật thông tin cùng tình hình kinh doanh của cửa hàng, khiến chủ doanh nghiệp phải chờ đợi lâu mới có thể nhận được báo cáo kinh doanh với độ chính xác không cao.
Chính vì vậy với những cửa hàng xe máy nếu muốn cần ngay một bản báo cáo tình hình kinh doanh tại cửa hàng thì việc sử dụng excel là không thể đáp ứng được.
2. Dùng excel quản lý tiêu tốn quá nhiều thời gian
Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ như hiện nay thì việc sử dụng excel để quản lý cửa hàng sẽ khiến doanh nghiệp tiêu tốn rất nhiều thời gian trong việc quản lý excel, bao gồm việc thiết lập cột, bảng biểu và định dạng dữ liệu, công thức phức tạp hay những thay đổi mã màu đểbiểu thị trạng thái công việc.
Chính vì vậy nếu dùng excel để quản lý thì cả chủ cửa hàng xe máy lẫn đội ngũ nhân viên phải liên tục cập nhật và chỉnh sửa tài liệu, chưa kể những số liệu cũng dễ bị sai sót khiến việc quản lý khó khăn hơn, không thể cập nhật được thông tin hàng ngày . Và mỗi ngày khi cần bản tổng hợp cập nhật nhất, bạn phải huy động toàn bộ nhân viên để lại đổi màu hay thêm ghi chú cho từng ô trên bảng Excel. Đó sẽ là hàng giờ đồng hồ của mỗi nhân viên trong mỗi tuần.
3. Dùng Excel quản lý chuỗi cửa hàng xe máy dễ sai sót và thua lỗ
Nhược điểm nổi bật của việc dùng excel để quản lý chuỗi cửa hàng xe máy chính là rất dễ xảy ra tình trạng sai sót và thua lỗ trong quản lý kinh doanh, khả năng cập nhật tiến độ công việc liên tục là vô cùng hạn chế.
Với bảng quản lý bằng excel, mỗi lần bảng tổng hợp được gửi đi để thành viên điền vào, qua mỗi người và qua mỗi ngày lại có một phiên bản mới được tạo. Trường hợp bạn dùng Excel online, công cụ này cho phép bạn và team cùng chỉnh sửa được trực tuyến và mọi thông tin được cập nhật ngày lập tức. Nhưng đó chính là vấn đề khi có ai đó trễ hạn công việc nhưng lại âm thầm chỉnh sửa lại một thời hạn mới, hay người nọ sửa nhầm của người kia. Ngày hôm sau một “sự thật” khác sẽ hoàn toàn che mắt bạn.
4. Dùng Excel quản lý báo cáo hoàn toàn thủ công
Sử dụng Excel để quản lý chuỗi cửa hàng xe máy khiến việc quản lý báo cáo hoàn toàn thủ công và ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ quản lý kinh doanh chuỗi cửa hàng xe máy của bạn.
Việc dùng Excel để tổng hợp và quản lý tình hình kinh doanh, làm báo cáo vốn không hề dễ dàng bởi Excel không tự động tạo ra báo cáo, ngược lại nhân viên phải tốn thời gian quản lý thủ công để thay đổi trạng thái công việc , lập biểu đồ tình hình kinh doanh hoặc thống kê báo cáo kinh doanh…. Điều này khiến người làm phải tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.
5. Excel - Không có khả năng giao tiếp, follow up trong mỗi công việc
Mặc dù sử dụng Excel để quản lý chuỗi cửa hàng xe máy đảm bảo tính linh hoạt và đơn giản, khiến việc lên kế hoạch công việc dễ dàng hơn, nhưng người lại Excel lại rất hạn chế khi theo dõi tiến độ kinh doanh của cửa hàng xe máy, khó khăn trong việc trao đổi và kết nối các bộ phận trong cửa hàng, chưa kể khi dùng Excel để quản lý cũng không lưu lại lịch sử làm việc, gây khó khăn trong việc quản lý kinh doanh.
6. Excel không hỗ trợ quản lý tài liệu
Nhược điểm lớn khi quản lý chuỗi cửa hàng xe máy bằng Excel chính là khó khăn trong quản lý sổ sách và tài liệu, nhất là trong việc quản lý kho với hàng nghìn phụ tùng khác nhau, lúc này Excel hoàn toàn không có khả năng hỗ trợ bạn.
Vì vậy khi dùng Excel để quản lý kinh doanh cho cửa hàng xe máy, chủ doanh nghiệp phải lưu trữ, chia sẻ tài liệu bằng các công cụ khác và điều này sẽ hạn chế khả năng tìm kiếm lại thông tin cũng như làm bạn bị phân tán sự tập trung.
7. Excel có tính bảo mật kém và không hỗ trợ tùy chỉnh phân quyền
Với bất cứ cửa hàng xe máy nào thì vấn đề bảo mật luôn là yếu tố cần được quan tâm, bởi thông tin cửa hàng, số liệu quản lý kinh doanh cùng báo cáo kinh doanh đều không thể tiết lộ ra bên ngoài và cần phải quản lý chặt chẽ.
Tuy nhiên nếu dùng Excel để quản lý thì không thể đảm bảo được tính bảo mật, việc chia sẻ tài liệu Excel hay thay đổi dữ liệu trong kinh doanh vô cùng dễ dàng. Bên cạnh đó, việc phân quyền công việc trong mỗi dự án cũng là bảo mật với từng thành viên. Và Excel một lần nữa sẽ lại làm bạn thất vọng.
Đây cũng là lý do nhiều chuỗi cửa hàng xe máy đã quyết định chọn dùng phần mềm Motosoft nhằm giải quyết triệt để những nan đề trên, giúp việc quản lý cửa hàng xe máy toàn diện và hiệu quả.
Liên hệ tới DIP Việt Nam ngay hôm nay để nhận được tư vấn quản trị doanh nghiệp, quản lý dự án chi tiết và nhanh chóng nhất !
Thông tin liên hệ qua hotline :
Sales Team - Hotline: 0909 437 699 - 0934 614 696
Tổng đài tư vấn, hỗ trợ dịch vụ 24/7: (028) 7106 9079
Hoặc truy cập trực tiếp tại website : https://dip.vn/ để được tư vấn nhanh chóng và kịp thời nhất.