Để quản lý chuỗi cửa hàng xe máy của bạn trong kỷ nguyên số hóa hiện nay thì việc sử dụng phần mềm Excel để quản lý đã không còn là phương án tối ưu. Đặc biệt với những chuỗi cửa hàng xe máy có nhiều chi nhánh tại nhiều địa điểm khác nhau nếu sử dụng Excel để quản lý càng dễ dàng gây ra sai sót và nhầm lẫn, dẫn tới thiệt hại cho doanh nghiệp.
Đứng trước thực trạng này các chuỗi cửa hàng xe máy lớn phải làm thế nào để giải quyết tốt được bài toán quản ký của mình tốt nhất ? Cùng tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây !
Sự thật thì trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 4.0 hiện nay, việc quản lý chuỗi cửa hàng xe máy bằng Excel đã trở thành phương án quản lý lạc hậu và giảm thiểu năng suất lao động của cửa hàng.
Đặc biệt khi dùng Excel để quản lý sẽ khó kết nối các công việc từ lập kế hoạch tới triển khai thực hiện và nghiệm thu, thậm chí khó có thể đánh giá chính xác được nhân sự trong cửa hàng, trong khi để quản lý tiến độ như thế nào, áp dụng công cụ hỗ trợ mới vào doanh nghiệp ra sao lại đòi hỏi một giải pháp thống nhất và đồng bộ hoá với các quy trình khác trong quá trình làm việc.
1. Sử dụng Excel quản lý sẽ không thể lưu trữ được nhiều dữ liệu
Một sự thật là khi sử dụng Excel để quản lý chuỗi cửa hàng xe máy thì bạn không thể quản lý và lưu trữ hết được dữ liệu trong cửa hàng, bởi kho lưu trữ dữ liệu của Excel không đủ lớn.
Thậm chí có không ít cửa hàng xe máy khi sử dụng Excel thường từng bị mất dữ liệu bởi nhiều lỗi sai như ấn thoát khi chưa lưu, do máy tính nhiễm virus, sự cố nguồn điện hoặc máy tính bị lỗi…. Điều này khiến người quản lý sẽ bị mất file dữ liệu và làm chậm tiến độ làm việc của doanh nghiệp.
Ngoài ra số lượng dữ liệu cần lưu trữ tại các chuỗi cửa hàng xe máy thường vô cùng lớn, trong khi file Excel khó có thể lưu trữ hết được mà chuỗi cửa hàng xe máy của bạn lại cần phải lưu lại lịch sử tiến độ công việc để theo dõi trong thời gian dài chứ không phải chỉ một tháng hay một tuần.
Chính vì vậy việc sử dụng file Excel để quản lý và lưu trữ dữ liệu tại các chuỗi cửa hàng xe máy sẽ không còn phù hợp và không đạt được hiệu quả quản lý như bạn mong muốn.
2. Sử dụng Excel dễ bị chậm trễ và bị động, không có tính cộng tác trong công việc
Một thực tế thường thấy là khi sử dụng Excel để lưu trữ dữ liệu và thông tin thường khiến bạn dễ bị chậm trễ trong công việc và không có được tính cộng tác giữa các bộ phận, phòng ban hay các chi nhánh trong chuỗi cửa hàng xe máy của bạn.
Bạn có thể chủ động quản lý tiến độ công việc của dự án, hoặc có thể giao việc đó cho một nhân viên cụ thể. Dù là cách nào đi chăng nữa thì đều có một quy trình tương tự nhau. Khi một thành viên của dự án hoàn thành một đầu việc và báo cáo về, người phụ trách sẽ cập nhật bằng thao tác thủ công vào file Excel.
Khi được yêu cầu báo cáo, người đó lại tổng hợp, tính toán để đưa ra các con số chung rồi gửi file qua Email hoặc Google Drive cho tất cả mọi người có liên quan (CEO, manager, đồng nghiệp, đối tác, nhà đầu tư,…). Họ sẽ tải về máy tính và phân tích các con số. Và ở lần báo cáo tiến độ tiếp theo, quy trình đó lại bắt đầu lại từ đầu.
Tuy nhiên đối với những chuỗi cửa hàng xe máy khi đi vào hoạt động thì tiến độ công việc thường thay đổi theo từng phút, vì vậy việc cập nhật file Excel thường xuyên bị chậm trễ và thậm chí ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của chuỗi cửa hàng.
Ngoài ra file Excel cũng có thể xem là dữ liệu “chết” trong máy tính và khiến việc tương tác cũng như trao đổi giữa các chi nhánh cửa hàng trên cùng một file tài liệu là không hề khả thi, cũng khiến người quản lý khó có thể truyền đạt nhanh chóng ý tưởng cũng như nhận xét của mình về hoạt động kinh doanh.
Kỳ thực làm thủ công bằng Excel rất tốn thời gian và công sức, hơn nữa còn “giết chết” sự cộng tác trong doanh nghiệp.
3. Khó lưu trữ kết quả kinh doanh trên Excel
Nhược điểm lớn nhất khi sử dụng file Excel để quản lý chuỗi cửa hàng xe máy chính là khó lưu trữ được kết quả kinh doanh. Với giao diện giới hạn trong bảng tính, phần mềm Excel chỉ cho phép bạn thấy tiến độ công việc tổng quát mà không thể đi chi tiết vào từng đầu việc, đặc biệt là xem kết quả thực hiện.
Một đầu việc được nhân viên báo cáo hoàn thành, và bạn chỉ biết có vậy chứ không hề xem được bằng chứng nào cả. Điều này gây ra sự thiếu minh bạch trong doanh nghiệp, về lâu dài sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc chung.
Chính vì vậy nhiều chuỗi cửa hàng xe máy lớn hiện nay đã tìm được giải pháp quản lý toàn diện và hiệu quả, khắc phục được toàn bộ những nhược điểm trên dễ dàng với phần mềm quản lý Motosoft, giúp tối ưu quản lý chuỗi cửa hàng xe máy, nâng cao năng suất và hiệu quả công việc cũng như hỗ trợ tối ưu trong hoạt động chăm sóc khách hàng.