Có không ít người khi quản lý chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy thường cho rằng quản lý bằng Excel vừa tiện lợi lại đơn giản, không tốn kém chi phí. Nhưng thật sự quản lý chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy bằng Excel liệu có thật sự hữu ích giống như bạn tưởng ? Cùng Motosoft tìm hiểu câu trả lời qua bài viết dưới đây.
Sự thực là việc quản lý chuỗi cửa hàng xe máy bằng Excel cũng có những tiện dụng hơn hẳn so với quản lý bằng sổ sách thông thường, trong đó ứng dụng Excel trong quản lý chứng từ, sổ sách sẽ đơn giản hơn hẳn. Đây cũng là lý do Excel nhanh chóng trở thành công cụ quản lý quen thuộc của kế toán, thủ kho trong các cửa hàng phụ tùng xe máy.
Tuy nhiên việc sử dụng file Excel để quản lý kinh doanh của toàn bộ chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy cũng mang lại những bất cập không hề nhỏ, đặc biệt là hiện tại Excel vẫn còn những nhược điểm khá lớn khi ứng dụng trong công tác quản lý kinh doanh.
1. Quản lý phụ tùng bằng Excel – Một sai sót nhỏ có thể dẫn tới hậu quả lớn
Bạn nên biết rằng các chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy là mảng kinh doanh vô cùng đa dạng sản phẩm, chủng loại, kiểu dáng và mẫu mã. Thậm chí với thông số hàng nghìn các sản phẩm khác nhau trong kho sẽ khiến người quản lý dễ dàng rơi vào “ma trận” phụ tùng xe máy, dẫn tới người quản lý dễ dàng sai sót dù chỉ mất tập trung trong một khắc nào đó, và những cú click chuột sai lầm này có thể dẫn tới hậu quả nghiêm trọng cho chuỗi cửa hàng.
Trong khi đó việc quản lý chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy bằng file Excel lại rất dễ nhầm lẫn ở mọi công đoạn, từ nhập kho cho tới xuất kho, và chỉ một sai sót nhỏ trong bất cứ công đoạn nào cũng có thể dẫn tới sai sót số liệu của toàn bộ kho. Nếu bạn phải đi dò lại những sai sót này thì bạn sẽ phải dò lại toàn bộ số liệu trên hệ thống Excel hoặc phải kiểm từng kho đối chiếu, việc này tiêu tốn thời gian và công sức cực kỳ lớn, thậm chí sẽ mất tới vài ngày.
Đây cũng là lý do bạn nên ứng dụng phần mềm quản lý phụ tùng Motosoft để giải quyết triệt để vấn đề trên, tránh sai sót nhầm lẫn dữ liệu trong quản lý, và việc kiểm soát, kiểm tra số liệu cũng trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết.
2. Quản lý phụ tùng xe máy bằng file Excel có tính bảo mật không cao
Việc quản lý chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy bằng file Excel với tính bảo mật không cao cũng có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới công việc kinh doanh của bạn, bởi vì bất cứ ai đều có thể mở và chỉnh sửa file Excel trong cửa hàng, cho dù bạn có đặt mật khẩu thì độ an toàn của dữ liệu cũng không được đảm bảo.
Trong đó tại các chuỗi cửa hàng kinh doanh phụ tùng xe máy đều chỉ trang bị một máy tính dùng chung cho tất cả mọi người, vì vậy dữ liệu cung cấp cho nhiều người thì độ an toàn bảo mật càng thấp hơn.
Đặc biệt file Excel không có tính năng ghi nhớ lại lịch sử sử dụng hoặc hạn chế ghi nhớ, và file sau khi sửa sẽ lưu chồng lên file cũ khiến việc truy cứu trách nhiệm càng không thể làm được.
Thay vào đó việc sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy Motosoft với thiết kế chuyên biệt riêng cho cửa hàng của bạn, có chế độ phân quyền quản lý rõ ràng sẽ giúp bạn quản lý và kiểm soát các chi nhánh trong chuỗi cửa hàng hiệu quả, dữ liệu sửa đổi cũng được lưu trữ lại rõ ràng, đảm bảo tính bảo mật cao nhất.
3. Sử dụng file Excel khiến việc xuất nhập hàng hóa mỗi ngày trở nên bận rộn
Với các chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy mỗi ngày buôn bán tấp nập thì số liệu nhập sổ tại các chi nhánh cũng khổng lồ không kém, vì vậy nếu bạn sử dụng file Excel để quản lý sẽ gây khó khăn trong việc thống kê doanh thu và kiểm kê hàng hóa tồn kho tại các chi nhánh.
Thậm chí nếu số liệu không nhập kịp, hay quên nhập dữ liệu hoặc nhập sót dữ liệu …. Có thể khiến doanh thu bán hàng và hàng hóa tồn kho chênh lệch khó kiểm soát, khiến bạn mất nhiều thời gian để kiểm tra lại số liệu và khắc phục hậu quả.
(1).PNG)
Vì vậy để đảm bảo kiểm soát tối đa và chính xác việc xuất nhập hàng hóa, kinh doanh phụ tùng mỗi ngày thì chuỗi cửa hàng phụ tùng của bạn cần sử dụng các phần mềm quản lý tiện nghi như Motosoft để giải quyết dứt điểm bài toán trên, đảm bảo quản lý kinh doanh hiệu quả, thống kê dữ liệu chính xác và nhanh chóng nhất.
4. Những ưu thế trong quản lý chuỗi cửa hàng xe máy khi sử dụng phần mềm quản lý Motosoft
Sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng xe máy Motosoft giúp bạn tối ưu trong công tác quản lý, đảm bảo tính an toàn tuyệt đối cho số liệu, giúp cửa hàng bạn :
+ Giảm thiểu tỷ lệ thất thoát tối đa, quản lý số liệu nhanh chóng nhờ hệ thống đồng bộ dữ liệu từ khâu nhập hàng, bán hàng cho tới quản lý hàng hóa tồn kho
+ Phần mềm lưu trữ lại toàn bộ thông tin khách hàng, từ lịch sử giao dịch, hóa đơn bán hàng cho tới danh sách sản phẩm khách hàng đã mua
+ Nhanh chóng thống kê báo cáo doanh thu, số lượng tồn kho chỉ trong tích tắc
+ Dễ dàng kiểm kê hàng hóa chính xác và đơn giản chỉ với một thao tác
Đặc biệt, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy Motosoft còn được thiết kế thân thiện, gần gũi với người dùng, là công cụ hữu ích nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác trong từng dữ liệu bán hàng.