Có nên dùng Excel để quản lý dịch vụ bảo hành tại chuỗi cửa hàng xe máy ?

Giải pháp toàn diện cho mô hình quản lý chuỗi cửa hàng xe máy, gara ô tô
Tăng hiệu suất làm việc & tự động hóa doanh nghiệp
Có nên dùng Excel để quản lý dịch vụ bảo hành tại chuỗi cửa hàng xe máy ?
Có nên dùng Excel để quản lý dịch vụ bảo hành tại chuỗi cửa hàng xe máy ?

Làm sao để quản lý dịch vụ bảo hành, sửa chữa tại chuỗi cửa hàng xe máy khoa học và chuyên nghiệp vẫn luôn là bài toán đau đầu của nhiều nhà quản lý.

Thông thường để quản lý đơn giản nhất, nhiều cửa hàng xe máy sử dụng phương pháp quản lý dịch vụ bảo hành bằng Excel bởi đây là phần mềm khá phổ biến. Nhưng trên thực tế khi quy mô cửa hàng xe máy lớn và có số lượng khách hàng đến bảo hành, sửa chữa ngày càng đông thì việc quản lý bằng Excel đã không còn phù hợp.

1. Dùng Excel quản lý dịch vụ bảo hành dễ bị động và không có tính phối hợp

Đối với những chuỗi cửa hàng xe máy lớn khi sử dụng Excel để quản lý dịch vụ bảo hành thường không còn phù hợp, bởi phần mềm Excel dễ bị động và không có tính phối hợp trong quy trình bán hàng.

Có một điều chúng ta thường gặp khi sử dụng Excel để lưu trữ thông tin bảo hành chính là thường khiến công việc quản lý bảo hành tại chuỗi cửa hàng xe máy của bạn dễ bị chậm trễ, không có được sự tương tác giữa các bộ phận trong cửa hàng xe máy.

Chẳng hạn khi có khách hàng đến bảo dưỡng và sửa chữa xe máy thì thông tin mua hàng sẽ được ghi lại, và người phụ trách bên bảo hành sẽ lại phải một lần nữa đánh lại thông tin bằng các thao tác thủ công vào file Excel.

Có nên dùng Excel để quản lý dịch vụ bảo hành tại chuỗi cửa hàng xe máy ?

Thậm chí đối với những chuỗi cửa hàng xe máy lớn có số lượng khách hàng đông đảo thì việc cập nhật File Excel thường xuyên cũng dễ bị chậm trễ gây ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh của chuỗi cửa hàng.

2. Excel chỉ là phần mềm offline dễ gây rủi ro

Chúng ta không thể phủ nhận rằng việc sử dụng phần mềm Excel để quản lý bảo hành tại chuỗi cửa hàng xe máy sẽ dễ gây rủi ro cao bởi đây chỉ là một phần mềm Offline, điều này khiến cho các dữ liệu có bảo hành hay thông tin sửa chữa xe máy của khách hàng đều được lưu trên máy tính, vì thế nếu như có sự cố máy tính bị nhiễm virus hoặc bị hỏng hóc có thể làm gián đoạn đến công tác quản lý chuỗi cửa hàng xe máy, thậm chí trong những trường hợp xấu có thể làm mất tất cả các dữ liệu.

Ngoài ra, dữ liệu “chết”  trong máy tính khiến cho việc tương tác cũng như trao đổi thông tin giữa các  chi nhánh cửa hàng trên cùng một file tài liệu là không hề khả thi, cũng khiến người quản lý khó có thể kiểm soát quy trình hoạt động bảo hành, sửa chữa.

3. Khó quản lý bảo hành bằng Excel khi File có số liệu quá lớn

Một vấn đề bất cập khác mà các cửa hàng xe máy thường xuyên gặp phải khi quản lý bằng Excel chính là không đủ dữ liệu để lưu trữ.

Nếu sử dụng Excel để quản lý bảo hành tại cửa hàng xe máy, khi số lượng lưu trữ quá lớn và một ngày gia tăng, quản lý bảo hành, bảo trì bằng Excel sẽ bộc lộ ra một số hạn chế của nó như tốc độ tra cứu chậm hay dễ sai sót.  Đặc biệt khi làm việc với đối tượng file lớn, nhân viên có thể dễ nhầm lẫn khi thao tác trên Excel. Điều này sẽ dẫn đến sai sót toàn hệ thống và tốn rất nhiều thời gian, công sức để khắc phục hậu quả.

Có nên dùng Excel để quản lý dịch vụ bảo hành tại chuỗi cửa hàng xe máy ?

4. Sử dụng Excel quản lý bảo hành thiếu tính năng tự động thông báo

Một nhược điểm khác mà cửa hàng xe máy của bạn có thể gặp phải khi sử dụng Excel để quản lý bảo hành chính là thiếu tính năng tự động thông báo.

Khi quản lý bảo hành bằng Excel, phần mềm không có tính năng tự động thông báo cho người quản lý các thông tin liên quan đến bảo bảo hành, bảo trì như thời gian hết hạn bảo hành của khách hàng, thời gian trả sản phẩm sau sửa chữa,... Điều này dẫn đến việc chậm trễ trong việc kiểm soát thông tin hạn bảo hành, làm giảm chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.

5. Motosoft – Giải pháp quản lý bảo hành hoàn hảo cho chuỗi cửa hàng xe máy

Chúng ta có thể thấy được sử dụng Excel để quản lý bảo hành cửa hàng xe máy sẽ gặp phải rất nhiều bất cập, trước tình trạng này bắt buộc các chuỗi cửa hàng xe máy cần phải tìm tới giải pháp quản lý bảo hành khoa học và hiện đại hơn bằng việc sử dụng phần mềm Motosoft để quản lý bảo hành chuỗi cửa hàng xe máy hiệu quả nhất.

Hầu hết các chuỗi cửa hàng xe máy hiện nay đều tin dùng phần mềm quản lý Motosoft để kiểm soát tốt hơn quy trình bảo hành và bảo trì xe máy.

Sử dụng phần mềm Motosoft để quản lý bảo hành giúp chuỗi cửa hàng xe máy của bạn nâng cao kiểm soát quy trình bảo hành sửa chữa chặt chẽ: Tất cả giao dịch liên quan tới sửa chữa sản phẩm đều được cập nhật liên tục và được kiểm soát chặt chẽ thông qua phần mềm.

Ngoài ra phần mềm Motosoft còn tăng cường chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng: Phần mềm có khả năng thông báo lịch hết hạn bảo hành, bảo trì hoặc ngày hẹn trả hàng đã qua sửa chữa cho khách ngay tại màn hình tổng quan. Gia tăng hiệu quả kinh doanh của cửa hàng bằng việc quản lý bảo hành, bảo trì giúp cho chủ kinh doanh nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, giám sát tăng khả năng kiểm soát quy trình bảo hành, bảo trì.

Điều quan trọng là khi sử dụng phần mềm Motosoft sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian quản lý tối đa, chủ cửa hàng có thể nhanh chóng tra cứu mọi thông tin liên quan đến vấn đề bảo hành, bảo trì cho khách hàng chỉ với một vài thao tác.

Gọi để được tư vấn
02871069079
Hoặc để lại số điện thoại, chúng tôi sẽ gọi cho bạn
Tin tức sự kiện
Tin chuyên đề