Quản lý kho phụ tùng trước giờ vẫn luôn là bài toán nan giải của các chuỗi cửa hàng xe máy, đặc biệt là trong thực trạng thị trường cạnh tranh khốc liệt đòi hỏi người quản lý phải tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, tiền bạc trong quản lý và đồng thời mang lại hiệu suất cao.
Đọc thêm:
4 phương pháp quản lý kho đảm bảo chặt chẽ - chính xác của các chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy lớn
Bí quyết quản lý kho hiệu quả bằng Excel cho chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy
5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy Motosoft để quản lý kho
Để làm được điều này, các chuỗi cửa hàng xe máy cần có một công cụ quản lý kho phụ tùng tối ưu nhất, trong đó có không ít chủ doanh nghiệp đang băn khoăn giữa nên sử dụng cách quản lý kho phụ tùng bằng công cụ Excel cũ hay nên chuyển đổi số bằng cách sử dụng phần mềm để không bị bỏ lại phía sau chặng đua.
Cùng tìm hiểu câu trả lời kỹ hơn trong bài viết dưới đây!
Sự khác biệt giữa hiệu quả quản lý giữa công cụ Excel và phần mềm tổng thể
Nếu bạn đang phân vân không biết nên sử dụng phần mềm tổng thể hay công cụ Excel để quản lý kho phụ tùng thì chúng ta có thể đánh giá hiệu quả quản lý của hai công cụ này, từ đó chọn giải pháp quản lý phù hợp nhất với chuỗi cửa hàng xe máy của bạn.
+ Ưu nhược điểm của công cụ Excel
Đối với những chuỗi cửa hàng xe máy quản lý kho phụ tùng bằng công cụ Excel thường có ưu điểm vượt trội là có thể lưu trữ được thông tin sản phẩm, tình trạng phụ tùng trong kho, khách hàng…dưới dạng File riêng khá đơn giản, giúp người dùng dễ sử dụng hơn.
Tuy nhiên công cụ này cũng có điểm trừ là sau thời gian dài lưu trữ thì dung lượng file rất lớn, sẽ mất rất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin, chưa kể quá trình nhập liệu bằng tay cũng dễ gây ra nhầm lẫn và sai sót. Điều quan trọng là khi dùng Excel để quản lý kho phụ tùng, bất cứ nhân viên nào cũng được quyền nhúng tay vào chỉnh sửa thông tin dữ liệu, khiến việc kiểm soát nhân viên và phòng tránh gian lận, nhập dối số liệu khó có thể quản lý chặt được.
Điều này cho thấy, khi dùng công cụ Excel bạn sẽ luôn phải giữ chiếc máy tính có file bên mình để kiểm soát tình hình kinh doanh, chưa nói tới các hàm trong Excel cũng khá rắc rối và dễ nhầm lẫn.
+ Ưu nhược điểm của phần mềm tổng thể
Khác với công cụ Excel, khi sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh tổng thể như Motosoft để quản lý kho phụ tùng xe máy thì bạn sẽ dễ dàng lưu trữ được toàn bộ thông tin từ kho hàng, sản phẩm, khách hàng cho đến nhà cung cấp nhằm giúp việc tìm kiếm và chỉnh sửa tiện lợi hơn, chỉ cần một vài thao tác nhỏ là được.
Trong đó các nghiệp vụ quản lý trong phần mềm sẽ giúp chủ doanh nghiệp quản lý phụ tùng thông qua mã vạch, qua đó việc thống kê phụ tùng và kiểm tra phụ tùng hay dòng xe nào bán chạy, phụ tùng hay dòng xe nào đang tồn kho nhiều sẽ chính xác cao hơn, từ đó giúp người quản lý có chiến lược kinh doanh phù hợp.
Điều này cho thấy, sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh tổng thể là giải pháp giúp chủ cửa hàng xe máy có thể kiểm soát được mọi hoạt động và năng suất của toàn bộ nhân viên nhờ chức năng phân quyền can thiệp vào những mục khác nhau cho từng người, ai làm gì lúc nào đều được theo dõi sát sao và lưu lại vào lịch sử, chắc chắn không xảy ra gian lận và kể cả có thì cũng lòi ra ngay ai ở khâu nào do đó ngăn được thất thoát hàng hóa
Phần mềm được xây dựng đa nền tảng nên có thể dùng trực tiếp trên trình duyệt, desktop hay trên thiết bị di động, nên dù ở bất cứ đâu bạn cũng có thể quản lý hàng hóa dễ như trở bàn tay
Hỗ trợ lệnh tổng hợp tất cả chi phí, doanh thu giúp thu nhỏ việc tính toán lợi nhuận lại chỉ trong vài thao tác. Thêm vào đó, phần mềm cho phép bạn truy xuất báo cáo bất cứ thời điểm nào, theo ngày, theo tuần hay theo tháng đều được.
Mức độ bảo mật của phần mềm tổng thể và công cụ Excel có khác biệt gì
Trên thực tế, nếu nói tới mức độ bảo mật của phần mềm thì công cụ Excel không thể có mức độ bảo mật tốt như phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng xe máy tổng thể, bởi công cụ Excel rất dễ bị các phần mềm độc hại tấn công và bị thất thoát dữ liệu.
Trong khi những phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng xe máy như Motosoft có độ bảo mật cao với 3 lớp bảo mật, sử dụng công nghệ điện toán đám mây nên dữ liệu luôn đảm bảo được lưu trữ an toàn, không hề bị ảnh hưởng bởi các trục trặc từ máy tính.
Phần mềm cũng có chế độ phân quyền rõ ràng giúp người quản lý có thể kiểm soát nhân viên chặt hơn, lưu vết lịch sử làm việc trên phần mềm nhằm đảm bảo mức độ bảo mật tối đa nhất.
Quan trọng nhất là phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng xe máy tổng thể như Motosoft có khả năng kết nối với nhiều thiết bị khác nhau như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch…, có thể tùy chỉnh linh hoạt theo quy mô và quy trình hoạt động của cửa hàng xe máy. Đây là điều mà công cụ Excel không thể nào làm được.
