Nhiều cửa hàng xe máy thường sử dụng Excel để quản lý kho, đây cũng là hình thức quản lý khá phổ biến giúp cửa hàng xe máy tiết kiệm công sức và thời gian, chính xác hơn so với quản lý bằng sổ sách thông thường.
Nhưng trên thực tế việc quản lý kho cho chuỗi cửa hàng xe máy bằng Excel hiện nay đang dần không còn phù hợp với sự phát triển của thời đại công nghệ 4.0, khiến việc quản lý kho bằng Excel thường dễ gặp phải nhiều sai sót ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của chuỗi cửa hàng.
Cùng Motosoft tìm hiểu những sai lầm khi quản lý kho cho chuỗi cửa hàng xe máy bằng Excel qua bài viết dưới đây.
1. Quản lý kho cho cửa hàng xe máy bằng Excel dễ dàng sai sót khi tính toán
Đứng trước sự phát triển vượt bậc của các phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng xe máy hiện đại, việc sử dụng Excel để quản lý kho cho chuỗi cửa hàng xe máy dần trở nên lỗi thời và có thể dẫn tới nhiều sai sót lớn, nhất là những sai sót trong việc tính toán sổ sách.
Thông thường khi sử dụng Excel để quản lý kho cho cửa hàng xe máy, việc nhập số liệu trên file Excel để nhập hay xuất phụ tùng xe máy thường rất dễ gây nhầm lẫn, nhất là trong hoạt động kinh doanh chuỗi cửa hàng xe máy phải quản lý hàng trăm nghìn phụ tùng khác nhau càng khiến người quản lý kho khó có thể tập trung và dễ nhầm lẫn.
Vì vậy nếu sử dụng Excel để quản lý chuỗi cửa hàng xe máy, chỉ cần người quản lý chênh một con số cũng có thể dẫn tới việc nhầm lẫn dữ liệu và sản phẩm giữa việc nhập và xuất, làm ảnh hưởng tới cả bộ phận kho cùng với bộ phận bán hàng.
Vì vậy nhiều chuỗi cửa hàng xe máy lớn hiện nay đã quyết định chọn ứng dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng xe máy Motosoft để giúp mọi việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn.
Với sự hỗ trợ của phần mềm Motosoft giúp quản lý mọi loại phụ tùng dễ dàng, đảm bảo nhận định phụ tùng đúng và chính xác, dễ dàng quản lý phụ tùng, sản phẩm trong kho mà không cần lo tới việc nhập dữ liệu.
Dựa trên dữ liệu hàng hóa nhập – bán, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng xe máy Motosoft sẽ tự động tổng kết cho bạn hệ thống báo cáo tài chính chính xác, dễ hiểu mà bạn không cần mất thời gian tính toán.
2. Dùng Excel quản lý kho khiến dữ liệu không được bảo mật an toàn
Nhiều chuỗi cửa hàng xe máy hiện nay khi quản lý kho bằng phần mềm Excel thường phải lo lắng nhiều hơn tới vấn đề bảo mật dữ liệu và bảo mật thông tin, bởi toàn bộ những thông tin dữ liệu được cập nhật trên file Excel thường lưu trữ trực tiếp trên máy tính, khiến việc bảo mật dữ liệu khó khăn và dễ bị mất dữ liệu hơn.
Thậm chí khi dùng Excel để quản lý kho thì dù máy tính được đặt mật khẩu cũng không hạn chế được việc đảm bảo tính bảo mật thông tin bán hàng, bởi máy tính dùng để lưu trữ dữ liệu cho công việc đều bị rất nhiều người sử dụng nhằm phục vụ công việc, điều này khiến nhà quản lý khó có thể quản lý được toàn bộ dữ liệu nhanh chóng và kịp thời nhất.
Tuy nhiên với những cửa hàng xe máy sử dụng phần mềm Motosoft để quản lý kho sẽ đảm bảo tính bảo mật tối đa. Phần mềm với các chức năng phân quyền nhân viên chỉ cho phép những người có quyền được thao tác thay đổi, xác nhận thông tin trên hệ thống dữ liệu nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác của dữ liệu và giúp người quản lý dễ xác định được có vấn đề trong hệ thống nếu có việc phát sinh.
3. Dùng Excel để quản lý kho không thể chủ động trong việc xuất nhập hàng hóa mới
Sử dụng Excel để quản lý kho cho chuỗi cửa hàng xe máy khiến việc chủ động xuất nhập mới phụ tùng, sản phẩm không thể chủ động được, vì vậy với những chuỗi cửa hàng xe máy dùng Excel để quản lý kho nếu muốn có kết quả chính xác thì khi bán một mặt hàng nào đó ra, nhân viên bán hàng ngay lập tức phải báo với nhân viên kiểm kho để cập nhật hàng hóa tồn kho cho chính xác.
Nhưng trên thực tế việc này rất khó có thể thực hiện được bởi sẽ tiêu tốn nhiều thời gian cùng công sức của đội ngũ nhân sự, tính chính xác cũng không đảm bảo tuyệt đối, chưa kể nếu dùng Excel để quản lý kho thì chỉ tới khi kiểm kho nhân viên tại cửa hàng mới có thể nắm bắt chính xác được số lượng phụ tùng còn tồn kho, số phụ tùng sắp hết trong kho, dễ gây nhầm lẫn và ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của cửa hàng xe máy.
Để giải quyết tình trạng này, nhiều chuỗi cửa hàng xe máy đã chọn dùng phần mềm quản lý Motosoft nhằm quản lý kho nhanh chóng và chủ động hơn, đảm bảo số lượng phụ tùng tồn kho luôn được cập nhật chính xác để chủ cửa hàng xe máy có thể chủ động trong việc lên kế hoạch nhập những phụ tùng xe máy gần hết, ngừng nhập phụ tùng còn tồn để đảm bảo công việc kinh doanh được thuận lợi.
Với những tính năng ưu việt, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng xe máy Motosoft sẽ hỗ trợ các doanh nhiệp khắc phục được toàn bộ các rủi ro mà mình thường gặp phải khi sử dụng file Excel để quản lý kho hàng. Với giao diện thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng, người dùng thao tác dễ dàng các nghiệp vụ nhập liệu các thông tin hàng khi xuất nhập kho và kiểm soát tốt giá trị tồn kho, tránh quá tải hay cháy hàng để nguồn vốn không bị tồn đọng quá lâu.
Liên hệ tới DIP Việt Nam ngay hôm nay để nhận được tư vấn quản trị doanh nghiệp, quản lý dự án chi tiết và nhanh chóng nhất !
Thông tin liên hệ qua hotline :
Sales Team - Hotline: 0909 437 699 - 0934 614 696
Tổng đài tư vấn, hỗ trợ dịch vụ 24/7: (028) 7106 9079
Hoặc truy cập trực tiếp tại website : https://dip.vn/ để được tư vấn nhanh chóng và kịp thời nhất.